Betrieb & Governance
Teil von Governance für interne Automatisierung
Ein Verzeichnis produktiver Workflows führen
Welche Felder ein Workflow-Verzeichnis braucht, wie ein Plattforminventar beim Abgleich hilft und warum Zuständigkeiten bestätigt werden müssen.
Ein Verzeichnis produktiver Workflows beantwortet eine Betriebsfrage: Welche Automation wirkt auf welchen Geschäftsprozess, und wer kann bei einer Änderung oder Störung handeln? Erfassen Sie bestätigte produktive Abläufe.
Möglicherweise produktive Ressourcen mit ungeklärtem Status gehören in eine Prüfliste, bis ihre Wirkung geklärt ist. Eine Liste aller jemals angelegten Entwürfe erfüllt diesen Zweck nicht.
Für jeden Ablauf einen brauchbaren Eintrag anlegen
Beginnen Sie mit einer stabilen Plattformkennung und einem verständlichen Namen. Erfassen Sie Zweck, fachliche Verantwortung, technische Betreuung, Vertretung, Umgebung und Auslöser. Notieren Sie, welche Systeme gelesen oder geändert werden und wo das maßgebliche Ergebnis liegt.
Feld / Wozu es gebraucht wird
- Kennung und Umgebung
- Produktiven Ablauf von Kopien und Tests unterscheiden.
- Zweck und Ergebnis
- Erkennen, ob der Ablauf noch gebraucht wird.
- Fachliche und technische Zuständigkeit
- Änderungen und Störungen zuweisen.
- Auslöser, Quelle und Ziel
- Abhängigkeiten und Auswirkungen finden.
- Status und bestätigte Fassung
- Aktiven Betrieb von Pause oder Stilllegung unterscheiden.
- Prüftermin und offener Punkt
- Ungeklärte Angaben nachverfolgen.
Speichern Sie möglichst Metadaten statt vollständiger Geschäftsdaten oder Zugangsschlüssel. Für offene Fälle kann ein Verweis auf eine berechtigt zugängliche Fallansicht genügen.
Wichtige Metadaten für einen produktiven Workflow-Eintrag
- Kennung & Umgebung
- Unterscheidung Produktiv/Test
- Zweck & Ergebnis
- Erkennung von obsoleten Abläufen
- Fachliche Zuständigkeit
- Verantwortlicher für Änderungen
- Technische Betreuung
- Für Wartung und Störungsbeseitigung zuständig
- Status & Fassung
- Aktiv / Pause / Stillgelegt
Plattformdaten als Ausgangspunkt nutzen
Im Power-Platform-Admincenter können Rollen mit entsprechendem Inventarzugriff Apps und Cloud-Flows suchen; das Inventar lässt sich als CSV exportieren. Es liefert eine Ausgangsliste für den Abgleich. Es entscheidet jedoch nicht, welcher Geschäftsprozess auf einem Flow beruht oder wer fachlich verantwortlich ist.
Das Feld „Created by“ im Power-Platform-Inventar erfasst die Person, die die Ressource erstellt hat. Nutzen Sie es deshalb nicht als alleinigen Nachweis der aktuellen Betreuung.
Die Konnektorübersicht befindet sich in einer Vorschau. Prüfen Sie wichtige Datenwege am tatsächlichen Ablauf.
Dieses Betriebsverzeichnis ist auch nicht das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach der DSGVO. Die zuständige Stelle muss prüfen, welche Verarbeitung personenbezogener Daten dort zu beschreiben ist. Beide Verzeichnisse können aufeinander verweisen, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.
Änderungen zum Pflegeanlass machen
Aktualisieren Sie den Eintrag bei Produktivstart, neuem Zielsystem, geänderter Verantwortung, längerer Pause, Ersatz und Stilllegung. Wer eine produktive Änderung freigibt, sollte zugleich bestätigen, dass die Angaben noch stimmen.
Ein regelmäßiger Abgleich mit dem Plattforminventar kann unbekannte Ressourcen und veraltete Einträge zeigen. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie einen Status ändern oder einen Eintrag schließen.
Suchen Sie probeweise einen hypothetischen Ablauf mit defekter Verbindung. Lassen sich aus dem Eintrag weder die zuständige Stelle noch das mögliche Zielsystem und der Weg zu offenen Fällen erkennen, ergänzen Sie diese Angaben.
