Veraltete Automationen sicher stilllegen

Stellen Sie eine veraltete Automation erst endgültig still, wenn feststeht, wer neue Vorgänge übernimmt und was mit bereits begonnenen Fällen geschieht. Stoppen Sie neue Starts, klären Sie offene Fälle und prüfen Sie laufende Ausführungen, bevor Sie den Ablauf entfernen.

Grund und Ersatzweg festlegen

Klären Sie mit der fachlich verantwortlichen Stelle, warum der Ablauf endet: Der Prozess entfällt, eine neue Automation ersetzt ihn oder die Arbeit wird wieder manuell erledigt. Benennen Sie Stichtag und zuständige Stelle für neue Fälle. Informieren Sie die Menschen, die den bisherigen Einstieg nutzen, über den gültigen Weg.

Erfassen Sie vor der Abschaltung Abhängigkeiten: Eine App kann den Flow starten; ein anderer Workflow oder Bericht kann sein Ergebnis brauchen. Auch Zeitpläne, Webhooks und Weiterleitungen können beteiligt sein. Prüfen Sie diese Verbindungen am tatsächlichen Ablauf; wenige Starts allein beweisen nicht, dass ein Prozess entbehrlich ist.

Offene und bereits wirksame Fälle trennen

Erfassen Sie Fälle, die der alte Ablauf begonnen hat und die noch kein bestätigtes fachliches Ende haben. Ordnen Sie sie anhand des maßgeblichen Systems ein:

Ein fehlender Erfolgseintrag beweist nicht, dass eine externe Aktion ohne Wirkung blieb. Ein Ersatzworkflow darf ungeklärte alte Fälle nicht blind erneut verarbeiten.

Abschalten, Läufe prüfen, dann entfernen

In Power Automate öffnen Sie links „My Flows“, wählen den Cloud-Flow und dann im Dreipunktmenü „Turn off“. Kontrollieren Sie anschließend auf der Seite „Details“ den neuen Status. Halten Sie Zeitpunkt und verantwortliche Person fest.

Bereits gestartete oder ausstehende Cloud-Flow-Ausführungen laufen nach dem Ausschalten weiter, bis sie abgeschlossen sind. Das Abschalten verhindert also neue Starts, beendet aber keine laufenden Ausführungen.

Vor dem Löschen öffnen Sie auf der Seite „Details“ den Bereich „All runs“ und stornieren ausstehende Läufe; Microsoft verweist dafür auf „Cancel or resubmit flow runs in bulk“. Kehren Sie danach zu „Details“ zurück und wählen Sie „Delete“ erst, wenn offene Fälle und Geschäftsergebnisse geklärt sind. Andernfalls können manche ausstehenden Läufe weiterlaufen.

Beobachten Sie nach der Umstellung, ob noch Ereignisse am alten Einstieg ankommen oder Fälle ohne Bearbeiter bleiben. Ist ein Webhook oder Zeitplan außerhalb des Workflows eingerichtet, prüfen Sie auch dessen Abschaltung. Entfernen Sie Berechtigungen und Verbindungen erst, wenn kein zulässiger Abschlussweg sie mehr benötigt.

Daten und Nachweise behandeln

Bestimmen Sie, welche Geschäftsdaten im maßgeblichen System bleiben. Erfassen Sie auch technische Kopien und prüfen Sie, welche noch gebraucht werden und welche nach den geltenden Regeln zu löschen sind.

Personenbezogene Daten sind Informationen zu direkt oder indirekt identifizierbaren Personen; Beispiele sind Namen, Telefonnummern, Kennnummern und E-Mail-Adressen. Prüfen Sie nach den DSGVO-Grundsätzen, ob der Verarbeitungszweck gerechtfertigt ist, nur notwendige Daten verarbeitet werden und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Informieren Sie Betroffene darüber, wie und wofür ihre Daten verarbeitet werden.

Lassen Sie die konkrete Aufbewahrung von der zuständigen Stelle klären. Zugangsschlüssel gehören nicht in eine offen zugängliche Archivkopie; prüfen Sie Archivkopien daher ebenfalls auf solche Schlüssel.

Schließen Sie den Verzeichniseintrag, wenn Ersatzweg oder Ende, offene Fälle, Abschaltung und verbleibende Daten dokumentiert sind. Halten Sie fest, wer den Endzustand bestätigt hat. Prüfen Sie außerdem, ob noch eine aktivierbare Kopie unbeabsichtigt denselben Prozess übernehmen könnte.