Rechte & Zugriff
Teil von Menschliche Freigaben
Die freigebende Person dokumentieren
Erfassen Sie, wer tatsächlich entschieden hat, welche Fassung vorlag und welche Wirkung aus der Freigabe entstand.
Halten Sie fest, wer tatsächlich auf eine Freigabeanfrage geantwortet hat. Die im Empfängerfeld genannte Person oder Gruppe ist kein Ersatz: Eine Anfrage lässt sich weitergeben, und bei einer Gruppenfreigabe antwortet möglicherweise nur ein Mitglied. Angefragte und antwortende Identität gehören daher in getrennte Felder.
Die Antwort der richtigen Anfrage zuordnen
Ein zweckmäßiger Entscheidungsdatensatz verbindet Vorgang und Freigabe-ID mit geprüftem Stand, ursprünglicher Zuständigkeit, der Benutzerkennung der antwortenden Person, der Antwort und ihrem Zeitpunkt. Erfassen Sie einen Kommentar, wenn er abgegeben wurde und für den Nachweis gebraucht wird. Ein Anzeigename allein eignet sich schlecht als dauerhafte Kennung, weil Namen nicht eindeutig sind und sich ändern können.
Bei mehreren Beteiligten erfassen Sie die einzelnen Antworten und das Ergebnis nach der vereinbarten Regel getrennt. Eine Zustimmung der ersten Person belegt keine Zustimmung aller. Bei Power Automate kann ein Mitglied für eine adressierte Microsoft-365-Gruppe antworten.
Halten Sie in diesem Fall Gruppe und tatsächlich antwortendes Mitglied auseinander. Microsoft beschreibt, dass empfangende Personen eine Anfrage weitergeben können.
Prüfen Sie, welche Felder die verwendete Aktion im konkreten Ablauf liefert. Connector-Ausgaben allein bedeuten nicht, dass Ihr Geschäftsvorgang sie dauerhaft speichert.
Empfänger vs. tatsächlich antwortende Person – Unterschiede in Freigabeanfragen
- Empfänger (im Feld)Zuständige Person oder Gruppe (z. B. '[email protected]')
- Tatsächlich antwortende PersonEin Mitglied der Gruppe, das die Anfrage bearbeitet hat (z. B. 'Anna Müller')
- Relevanz für AuditNur die antwortende Person ist verantwortlich für die Entscheidung – nicht die Gruppe als Ganzes
Entscheidung und Ausführung getrennt erfassen
Speichern Sie die Entscheidung mit ihrer Anfrage, bevor die Folgeaktion beginnt, und erfassen Sie deren Ergebnis gesondert. So bleibt ein fehlgeschlagener Versand als solcher erkennbar. Das Konto, das eine Folgeaktion technisch ausführt, darf die Identität der antwortenden Person nicht ersetzen.
Begrenzen Sie Lese- und Änderungsrechte für den Nachweis und bestimmen Sie eine passende Aufbewahrung. Freigabeprotokolle können personenbezogene und geschäftlich sensible Angaben enthalten. Auch Freigabekommentare sollten nicht als Ablage für Zugangsdaten oder andere sensible Werte dienen.
