Fehlerbehandlung
Teil von Menschliche Freigaben
Unbeantwortete Freigaben auslaufen lassen
Definieren Sie Frist, Erinnerung und Ablaufstatus für offene Freigaben. So lösen späte Antworten keine veraltete Folgeaktion aus.
Nach einer festgelegten Antwortfrist sollte eine offene Freigabe den fachlichen Zustand „abgelaufen“ erhalten. Das ist weder eine Zustimmung noch eine Ablehnung durch die angefragte Person. Die geplante Aktion bleibt gesperrt; der Vorgang geht in den vereinbarten Weg für Erinnerung, Vertretung oder neue Anfrage.
Die Frist im Geschäftsvorgang festhalten
Bestimmen Sie, wie lange die Entscheidung sinnvoll bleibt. Speichern Sie Startzeit, Frist mit Zeitzone und zuständige Stelle beim Vorgang. Legen Sie auch fest, wie eine Antwort unmittelbar an der Fristgrenze behandelt wird. Diese Regel darf nicht allein von der Reihenfolge zweier später eintreffender Workflow-Ereignisse abhängen.
Eine Plattformgrenze ersetzt die fachliche Frist nicht. Microsoft dokumentiert, dass ein wartender Power-Automate-Freigabe-Flow nach mehr als 28 Tagen fehlschlägt, die Anfrage aber im Action Center bestehen bleibt.
Kritische Fristgrenzen in Power Automate
- Maximale Wartezeit vor Fehler
- 28 Tage
- Status nach Ablauf
- Abgelaufen (keine Zustimmung/Ablehnung)
- Automatische Löschung
- Nein – Anfrage bleibt im Action Center bestehen
Den Weg nach Fristende festlegen
Eine Erinnerung vor Fristende kann sinnvoll sein. Erreicht der Vorgang die Frist, lesen Sie seinen aktuellen Zustand erneut.
Liegt bereits eine gültige Antwort vor, darf ein verspätet verarbeitetes Timer-Ereignis sie nicht überschreiben. Ist noch keine Antwort vorhanden, markieren Sie den Fall als abgelaufen, sperren die Folgeaktion und informieren die zuständige Stelle.
Eine Vertretung oder neue Anfrage braucht eine eigene Zuordnung. Vergeben Sie bei einer neuen Anfrage eine neue Kennung und entwerten Sie die alte im Geschäftsvorgang. Ob die sichtbare alte Anfrage zusätzlich geschlossen oder entfernt werden kann, hängt von der verwendeten Aktion und den Berechtigungen ab. Das Ende eines wartenden Flows entfernt sie nicht automatisch.
Späte Antworten wirkungslos halten
Timer und Antwort können nahezu gleichzeitig verarbeitet werden. Aktualisieren Sie den fachlichen Status deshalb nur, wenn der zuvor gelesene Zustand noch gilt. Eine Antwort auf eine bereits abgelaufene oder zurückgenommene Anfrage darf die alte Folgeaktion nicht auslösen. Power Automates „Run after“ kann einen Pfad nach Zeitüberschreitung eines Schritts starten; die fachliche Prüfung des aktuellen Vorgangs übernimmt diese Einstellung nicht.
Vorteile und Risiken von automatischen Ablaufregeln
- Vorteil: Vermeidung von veralteten AktionenSpäte Antworten können keine Folgeaktionen auslösen, die auf abgelaufene Freigaben basieren.
- Risiko: Timing-Konflikte zwischen Timer und AntwortWenn Timer und Antwort nahezu gleichzeitig verarbeitet werden, kann der fachliche Status falsch aktualisiert werden.
