No-Code-Plattformen
Teil von No-Code und Workflow-Automatisierung im Unternehmen
Einen begrenzten ersten Anwendungsfall wählen
So wählen Sie einen überschaubaren ersten Anwendungsfall für No-Code-Automatisierung: Kriterien, Warnsignale und klare Grenzen.
Der erste Anwendungsfall soll ein spürbares Arbeitsproblem lösen und zugleich so eng sein, dass Eingaben, Ergebnis und wichtige Ausnahmen beschreibbar sind. Wählen Sie einen wiederkehrenden Teilprozess mit klarer Zuständigkeit.
Bei einem organisationsweiten Ablauf mit vielen Systemen und ungeklärten Entscheidungen klären Sie zuerst Regeln und Grenzen.
Kandidaten in derselben Form beschreiben
Sammeln Sie einige Vorschläge aus der tatsächlichen Arbeit. Notieren Sie für jeden einen Satz: „Wenn [Auslöser], soll [zuständige Stelle oder System] [Ergebnis] erreichen.“
Ergänzen Sie, wer den Vorgang heute erledigt und woran ein fertiger Fall zu erkennen ist. So vergleichen Sie Aufgaben statt Schlagworte wie „digitale Freigabe“ oder „automatisches Backoffice“.
Bewerten Sie anschließend anhand dieser Fragen:
| Kriterium | Günstig für einen Einstieg | Warnsignal |
|---|---|---|
| Regelklarheit | Normale Fälle und Entscheidungen lassen sich erklären. | Beteiligte entscheiden denselben Fall unterschiedlich. |
| Umfang | Ein klarer Anfang, ein fachliches Ergebnis, wenige Übergaben. | Der Vorschlag umfasst mehrere Abteilungen und unverbundene Ziele. |
| Daten | Benötigte Angaben und ihre maßgebliche Quelle sind bekannt. | Daten müssen erst aus widersprüchlichen Beständen bereinigt werden. |
| Ausnahmen | Wichtige Sonderfälle lassen sich benennen und zuweisen. | Bei Fehlern weiß niemand, wer übernimmt. |
| Wirkung | Das Team kann prüfen, ob der gewünschte Vorgang abgeschlossen wurde. | Als Erfolg gilt nur, dass eine Automation gestartet ist. |
Ein fachlich wichtiger Fall mit höheren Risiken kann ebenfalls geeignet sein, braucht dann aber mehr Vorbereitung und Kontrolle.
Kriterien für einen geeigneten ersten Anwendungsfall
- Regelklarheit
- Normale Fälle und Entscheidungen lassen sich erklären.
- Regelklarheit
- Beteiligte entscheiden denselben Fall unterschiedlich.
- Umfang
- Ein klarer Anfang, ein fachliches Ergebnis, wenige Übergaben.
- Umfang
- Der Vorschlag umfasst mehrere Abteilungen und unverbundene Ziele.
- Daten
- Benötigte Angaben und ihre maßgebliche Quelle sind bekannt.
- Daten
- Daten müssen erst aus widersprüchlichen Beständen bereinigt werden.
- Ausnahmen
- Wichtige Sonderfälle lassen sich benennen und zuweisen.
- Ausnahmen
- Bei Fehlern weiß niemand, wer übernimmt.
- Wirkung
- Das Team kann prüfen, ob der gewünschte Vorgang abgeschlossen wurde.
- Wirkung
- Als Erfolg gilt nur, dass eine Automation gestartet ist.
Den Umfang ausdrücklich begrenzen
Angenommen, Materialanforderungen werden per E-Mail geschickt. Ein möglicher Einstieg ist, vollständig ausgefüllte Anforderungen eines Teams an eine benannte prüfende Stelle zu geben und deren Entscheidung zurückzumelden.
Beschaffung, Bestandsführung und Abrechnung bleiben zunächst außerhalb dieses Vorgangs. Damit ist die Grenze des ersten Ergebnisses klar.
Schreiben Sie auch auf, was bei fehlenden Angaben, einer Ablehnung und ausbleibender Antwort geschehen soll. Lässt sich dafür keine Regel finden, ist der Kandidat noch nicht ausreichend geklärt.
Es kann sinnvoll sein, zunächst nur Erfassung und Weitergabe zu verbessern und die Entscheidung manuell zu belassen.
Vor der Umsetzung eine Auswahlentscheidung treffen
Sprechen Sie mit den Menschen, die den Vorgang auslösen und bearbeiten. Vergleichen Sie den gewünschten Ablauf mit ihrer heutigen Arbeit: Entfällt ein unnötiger Schritt, oder wird er lediglich in eine neue Oberfläche verlagert?
Benennen Sie eine fachlich verantwortliche Person und eine Ansprechstelle für technische Störungen.
Formulieren Sie ein überprüfbares Ziel, etwa: „Für jede vollständig eingereichte Anforderung ist die zuständige Stelle erkennbar, und die anfragende Person erhält einen eindeutigen Endstatus.“
Der ausgewählte Fall sollte sich später mit normalen und abweichenden Beispielen prüfen lassen.
Schritte zur Auswahl des ersten Anwendungsfalls
- Vorschläge sammelnAus der tatsächlichen Arbeit Beispiele notieren und in Form einer Bedingung beschreiben: „Wenn [Auslöser], soll [zuständige Stelle] [Ergebnis] erreichen.“
- Kriterien bewertenAnhand der Kriterien Regelklarheit, Umfang, Daten, Ausnahmen und Wirkung prüfen, ob der Vorschlag geeignet ist.
- Umfang begrenzenNur den relevanten Teilprozess automatisieren – z. B. nur die Weiterleitung vollständiger Anforderungen, nicht die gesamte Beschaffung.
- Schnittstellen klärenDefinieren, was bei fehlenden Angaben, Ablehnung oder ausbleibender Antwort passiert – ohne Regel? Dann ist der Prozess noch nicht ready.
- Mit Beteiligten sprechenDen geplanten Ablauf mit den Nutzern vergleichen: Entfällt ein unnötiger Schritt oder wird er nur verschoben?
- Ziel formulierenÜberprüfbares Ziel definieren, z. B.: „Jede vollständige Anforderung hat einen erkennbaren Zustand und eine Rückmeldung an die anfragende Person.“
