No-Code und Workflow-Automatisierung im Unternehmen

No-Code kann Unternehmen helfen, einen klar beschriebenen Arbeitsablauf zu unterstützen. Beginnen Sie mit dem fachlichen Ergebnis: Wer gibt was ein, wer entscheidet, und woran erkennt das Team einen abgeschlossenen Vorgang? Danach klären Sie, ob eine interne App, eine Verbindung zwischen Systemen oder ein automatisierter Ablauf nötig ist.

Drei Bausteine, unterschiedliche Aufgaben

Diese Bausteine können zusammenarbeiten: Eine App nimmt eine Anfrage auf, ein Workflow legt sie der zuständigen Person vor und aktualisiert nach deren Entscheidung einen Eintrag in einem anderen System. Eine Verbindung allein ersetzt weder eine brauchbare Arbeitsoberfläche noch die fachliche Entscheidung. Für einen Ablauf, der nur eine vorhandene Meldung weiterleitet, ist möglicherweise keine neue App nötig.

Auslöser und Ausführungsart abstimmen

Ein Workflow kann automatisch durch ein Ereignis, unmittelbar auf Anforderung oder nach einem Zeitplan starten. Microsoft nennt diese drei Auslöser für Cloud-Flows in Power Automate. Entscheidend für den Zuschnitt ist, ob ein Vorgang auf eine Änderung reagieren, von einer Person gestartet oder regelmäßig ausgeführt werden soll.

Für Aufgaben im Web oder auf dem Desktop gibt es außerdem Desktop-Flows. Ein Auslöser allein beschreibt den Ablauf nicht: Regeln und gegebenenfalls menschliche Entscheidungen müssen weiterhin zum fachlichen Prozess passen.

Vom Problem zur passenden Lösung

Beschreiben Sie einen konkreten Vorgang mit Anfang und Ende. „Anfragen besser bearbeiten“ ist zu weit. „Eine vollständig eingereichte Materialanforderung der zuständigen Stelle zur Entscheidung vorlegen und das Ergebnis an die anfragende Person melden“ lässt sich dagegen prüfen.

Fragen Sie beim Zuschnitt:

Eine wiederkehrende, gut beschreibbare Teilaufgabe ist ein sinnvoller Anfang. Werden die Regeln bei jedem Einzelfall neu ausgehandelt, sollte das Team sie zuerst klären. Die Automatisierung kann auch nur Vorbereitung und Weitergabe übernehmen; die Entscheidung bleibt dann bei einer Person.

Automatisierung lohnt sich besonders bei häufigen, stark regelgebundenen Aufgaben, bei denen manuelle Arbeit Fehler begünstigt und die Regeln voraussichtlich lange gelten. Seltene Abläufe oder Fälle mit vielen variablen Bedingungen sind weniger geeignete Kandidaten. Wenn verfügbar, ist eine fertige Lösung einer eigens entwickelten Automatisierung vorzuziehen.

Den Ablauf vor dem Bau festhalten

Skizzieren Sie Auslöser, benötigte Angaben, Verantwortliche, Entscheidungen und mögliche Endzustände. Für jeden Übergang muss erkennbar sein, welche Daten gelesen oder geschrieben werden. Trennen Sie den erfolgreichen Weg von offenen, abgelehnten und technisch fehlgeschlagenen Vorgängen. Ein versandter Hinweis belegt noch nicht, dass der Empfänger gehandelt hat.

Legen Sie ein beobachtbares Ergebnis fest, etwa: „Die zuständige Person kann die Anfrage mit allen nötigen Angaben entscheiden; die anfragende Person sieht anschließend den gültigen Status.“

Wichtige Fakten zu No-Code und Workflow-Automatisierung

Datenzugriff und Betrieb einplanen

Eine übersichtliche App schützt Daten nicht automatisch. Prüfen Sie die Berechtigungen von Datenquelle und verbundenen Diensten sowie die sichtbaren Ansichten. Klären Sie, mit wessen Zugang eine Hintergrundaktion läuft und wer ihre Ergebnisse sehen darf. Wie Rechte durchgesetzt werden, hängt von den verwendeten Systemen ab.

Für den Betrieb braucht der Ablauf eine fachlich verantwortliche Person und einen Weg für Fehlerfälle. Halten Sie fest, welche Vorgänge abgeschlossen, offen oder ungeklärt sind. Eine technische Ausführung kann erfolgreich erscheinen, obwohl das gewünschte Geschäftsergebnis ausbleibt. Prüfen Sie deshalb am Zielsystem und am fachlichen Status, ob das Ergebnis erreicht wurde.

Bei der Power Platform ist die Anmeldung am Dienst von der Authentifizierung an einer Datenquelle getrennt. Für verschiedene Apps und Datenquellen können daher dieselben oder unterschiedliche Zugangsdaten gelten. Eine erteilte Zustimmung für eine einzelne App-Verbindung gilt nicht automatisch für andere App-Verbindungen; prüfen Sie Berechtigungen für jede Verbindung, die der Ablauf tatsächlich nutzt.

Die nötige Betriebsintensität hängt auch davon ab, wie stark ein Ausfall das Unternehmen trifft. Als Auswirkungen kommen etwa Folgen für Umsatz, Ansehen, Betrieb oder Compliance in Betracht. Teams können die Bedeutung eines Ablaufs qualitativ als niedrig, mittel oder hoch einstufen und daran ausrichten, welche Anforderungen an seinen Betrieb angemessen sind.

Legen Sie für wichtige Abläufe einen Eskalationsweg fest: eine nachvollziehbare Reihenfolge von Personen oder Teams, die bei Problemen kontaktiert werden. Eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) beschreibt eine formale Zusage zu Verfügbarkeit und Leistung. Ein internes Service-Level-Ziel (SLO) ist ein Zielwert, der dabei helfen soll, solche Zusagen einzuhalten.

In begrenztem Umfang beginnen

Wählen Sie einen Vorgang mit klaren Eingaben, wenigen Beteiligten und überschaubaren Ausnahmen. Beschreiben Sie den heutigen Ablauf und den gewünschten Endzustand. Prüfen Sie später mit geeigneten Beispieldaten den normalen Weg, fehlende Angaben und einen Ausfall einer Verbindung. Erweitern Sie den Umfang, wenn Zuständigkeit, Datenzugriff und Umgang mit offenen Fällen geklärt sind.

Wie weit eine Lösung ohne Code auskommt, hängt vom gewählten Werkzeug und den benötigten Datenquellen, Verbindungen und Berechtigungen ab. Auch Lizenzbedingungen können den Einsatz begrenzen. Prüfen Sie diese Punkte für den konkreten Fall; No-Code nimmt dem Unternehmen die Verantwortung für Prozessregeln, Daten und Betrieb nicht ab.