Daten zwischen Anwendungen synchronisieren

Daten zwischen Anwendungen zu synchronisieren bedeutet, festgelegte Änderungen zuverlässig zu übernehmen. Klären Sie zuerst, welches System für welche Daten maßgeblich ist, in welche Richtung Änderungen fließen und was bei Konflikten, Löschungen oder einer Unterbrechung geschieht.

Daten und Zuordnung festlegen

Bestimmen Sie, welche Datensätze zum Abgleich gehören. Das könnten beispielsweise nur aktive Geschäftskunden sein. Legen Sie je Feld fest, ob es übertragen, umgewandelt oder ausgelassen wird. Gleiche Feldnamen garantieren noch keine gleiche Bedeutung.

Halten Sie auch fest, woran derselbe Datensatz in beiden Anwendungen erkannt wird. Eine dauerhafte Zuordnung der Kennungen ist für bereits verbundene Datensätze verlässlicher als ein wiederholter Abgleich allein über Namen.

HubSpot nutzt als Standardkennungen für Kontakte und Leads die E-Mail-Adresse, für Unternehmen den Firmennamen oder die Firmendomain und für Produkte die SKU oder den Namen. Bei nicht eindeutigen Namensfeldern werden Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen und Satzzeichen vor dem Vergleich entfernt. Als eigene eindeutige Kennung lassen sich nur Textfelder auswählen.

HubSpot ordnet Feldtypen einander zu, etwa Text zu Text, Zahl zu Zahl, Datum zu Datum und Auswahlfeld zu Picklist. Einzelne Typen wie Zahl, Datum, Einzel-Checkbox oder Bewertung lassen sich nur einseitig als Text abbilden.

Eigene Feldzuordnungen erfordern Data Hub Starter, Professional oder Enterprise. Objektverantwortliche werden über die E-Mail-Adresse abgeglichen; ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, verwendet HubSpot den Namen.

Richtung und Zuständigkeit bestimmen

Bei einer einseitigen Synchronisierung kommen Änderungen aus einer festgelegten Quelle. Bearbeitungen im Ziel müssen dann verhindert, bewusst lokal gehalten oder als Ausnahme geprüft werden.

Bei einer beidseitigen Synchronisierung können Änderungen aus beiden Anwendungen übernommen werden. Das muss nicht für jedes Feld gelten: Feldtyp, Schreibrechte und die konkrete Verbindung können die Richtung begrenzen.

Prüfen Sie deshalb Datensatztypen und Felder einzeln. Legen Sie für Werte, die beide Seiten ändern dürfen, eine Konfliktregel fest.

Einseitige vs. beidseitige Synchronisierung – Vor- und Nachteile

Den ersten und den laufenden Abgleich planen

Erfassen Sie vor dem ersten Lauf die betroffenen Datensätze und die vereinbarten Feldregeln. Prüfen Sie, was bei einem eindeutigen Treffer, einem fehlenden Gegenstück und zwei ähnlichen Datensätzen geschehen soll. Unsichere Treffer gehören zur Prüfung, bevor neue Kopien angelegt werden.

Manche Schnittstellen liefern nach einem vollständigen Anfangsabruf nur noch Änderungen. Google Calendar verwendet dafür ein gespeichertes Synchronisierungstoken. Microsoft Graph nutzt bei unterstützten Ressourcen Seitenlinks und zum Abschluss eines Durchlaufs einen Delta-Link.

Speichern Sie den zuletzt vollständig verarbeiteten Änderungsstand. Bei paginierten Antworten darf ein neuer Stand erst nach allen Seiten übernommen werden. Eine Verarbeitung sollte zudem wiederholte Änderungen erkennen, damit daraus keine unbeabsichtigten doppelten Datensätze oder Aktionen entstehen.

Bei Google Calendar liefert der erste vollständige Abruf ein Feld nextSyncToken, das gespeichert werden muss. Ist die Antwort paginiert, steht nextSyncToken nur auf der letzten Seite.

Beim inkrementellen Abruf wird der vorige syncToken mitgesendet; die Antwort enthält immer auch gelöschte Einträge. Ersetzt eine große Änderungsmenge den syncToken durch einen pageToken, muss mit demselben syncToken über alle Seiten bis zur letzten mit neuem syncToken paginiert werden.

Microsoft Graph startet einen Delta-Abruf mit GET auf die gewünschte Ressource, etwa /users/delta. Enthält die Antwort eine @odata.nextLink-URL, sind weitere Seiten abzurufen; erst eine @odata.deltaLink-URL beendet den Durchlauf. Eine Seite enthält nie beide Links.

Vor dem ersten Delta-Abruf gelöschte Ressourcen werden nicht zurückgegeben, frühere Änderungen als aktueller Zustand zusammengefasst.

Die Änderungsverfolgung von Microsoft Graph wird in Microsoft Entra External ID in externen Mandanten und in Azure AD B2C-Mandanten nicht unterstützt. Delta-Abfragen nutzen ein Abrufmodell, bei dem die Anwendung Änderungen anfordert; Benachrichtigungen über Änderungen arbeiten dagegen mit einem Push-Modell. Der Delta-Abruf soll häufiges Polling vermeiden und dadurch Drosselung unwahrscheinlicher machen.

Konflikte und Löschungen regeln

Wenn beide Seiten denselben Wert ändern, kann eine festgelegte Feldzuständigkeit gelten oder der Fall zur Prüfung gehen. Unabhängige Änderungen an verschiedenen Feldern lassen sich unter Umständen zusammenführen. Ein pauschales „neuester Zeitstempel gewinnt“ ist nur geeignet, wenn Zeitpunkte vergleichbar sind und ein verlorener Wert fachlich akzeptabel wäre.

Ein fehlender Datensatz ist noch kein Löschauftrag. Er kann durch einen Filter, fehlende Berechtigung oder einen unvollständigen Abruf fehlen. Übertragen Sie Löschungen nur anhand eines verlässlichen Signals und einer vereinbarten Regel.

Google Calendar liefert bei inkrementellen Abrufen gelöschte Einträge. Microsoft Graph-Delta-Abfragen können gelöschte Entitäten erkennen.

Bei HubSpot kann im Abschnitt Data conflict resolution für selbst gewählte Abgleichfelder festgelegt werden, welche Anwendung Vorrang hat, wenn unklar ist, wo die aktuellsten Informationen vorliegen.

Datenschutzvorgaben beachten

In Deutschland gilt das Bundesdatenschutzgesetz seit dem 25. Mai 2018 gemeinsam mit der DSGVO. Zuletzt geändert wurde es durch ein Gesetz, das am 14. Mai 2024 in Kraft trat. § 26 BDSG regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses; § 22 BDSG betrifft besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Relevante Datenschutzvorschriften in Deutschland

Betrieb und Wiederaufnahme vorbereiten

Dokumentieren Sie den letzten vollständig abgeschlossenen Abgleich und offene Fälle. Prüfen Sie, ob erwartete Daten im Ziel ankommen, und bestimmen Sie, wer Konflikte, Fehler und unerwartete Löschungen bearbeitet.

Bevor nach einer längeren Störung wieder geschrieben oder gelöscht wird, müssen offene lokale Änderungen und die Bestände beider Seiten verglichen werden.

Beginnen Sie mit einem Datensatztyp, klaren Zuständigkeiten und wenigen Feldern. Erweitern Sie den Umfang erst, wenn auch Änderungen, Löschungen und die Wiederaufnahme geregelt sind.

Google Calendar kann Synchronisierungstoken serverseitig für ungültig erklären, etwa bei Ablauf oder Änderungen an zugehörigen ACLs; dann verlangt der Server einen neuen vollständigen Abruf.

Intercom löscht zur DSGVO-Einhaltung automatisch Daten von Besuchern, die seit 9 Monaten nicht gesehen wurden, einschließlich Datensatz und Ereignishistorie. Kehrt ein Besucher danach zurück, wird er wie ein neuer Besucher behandelt.

Wichtige Schritte vor dem Betrieb und bei Wiederaufnahme