Einen Ausstieg mit exportierbaren Daten planen

Planen Sie den Plattformausstieg vom benötigten Endzustand aus: Welche Geschäftsdaten müssen weiter nutzbar sein, welcher Arbeitsablauf muss danach funktionieren? Ein Download kann Datensätze sichern. Beziehungen, Anhänge, Berechtigungen und Automationsregeln brauchen eigene Entscheidungen.

Den Zielbestand und den Arbeitsweg bestimmen

Listen Sie auf, welche Systeme die maßgeblichen Datensätze führen. Für einen hypothetischen Anforderungsprozess könnten Anforderung, Position, Entscheidung und Anhang zum Übergabebestand gehören. Notieren Sie je Art stabile Kennungen, benötigte Felder, Beziehungen sowie aktuelle und historisch benötigte Werte.

Beschreiben Sie die nötigen Tätigkeiten im Ziel: einen offenen Fall finden, eine Entscheidung speichern, den gültigen Zustand erkennen, die nächste Aktion auslösen. Halten Sie diese Tätigkeiten als Prüffälle fest. Führen Sie jeden Prüffall im Ziel anhand eines Beispiels aus und dokumentieren Sie Ergebnis und Abweichungen.

Exportartefakte richtig einordnen

Prüfen Sie für jede Tabelle, welche Datensätze ein gewählter Export umfasst; gefilterte Ansichten können den Bestand begrenzen. Sichern Sie benötigte Anhänge separat und prüfen Sie ihre Nutzbarkeit im Ziel.

Make kann ein Szenario als JSON-Blueprint mit Modulen, Einstellungen und Zuordnungen ausgeben. Nach dem Import in Make müssen Kontoverbindungen für das eigene Konto eingerichtet werden. Der Blueprint ist keine Zusage, dass der Ablauf auf einer anderen Plattform ausführbar ist.

Die Übergabe und den Schnitt planen

Erstellen Sie ein Verzeichnis des erwarteten Bestands mit Kennungen, Beziehungen, Dateien und offenen Fällen. Vergleichen Sie einen exportierten Bestand außerhalb der Plattform mit diesem Verzeichnis; gleiche Zeilenzahlen belegen noch keine richtigen Zuordnungen.

Dokumentieren Sie jeden aktiven Ablauf mit Auslöser, Bedingung, Quelle, Zielaktion und verantwortlichem Konto. Zugangsdaten gehören nicht in die Ablaufbeschreibung.

Legen Sie einen Schnittzeitpunkt und einen Weg für Änderungen fest, die während oder nach dem Export noch im alten System entstehen. Dafür kann ein begrenzter Schreibstopp oder ein dokumentierter Nachlauf geeignet sein. Klären Sie, wer den letzten bestätigten Stand festhält und offene Vorgänge übernimmt.

Prüfen Sie im Ziel vor einer Freigabe mindestens einen neuen, einen offenen und einen abgeschlossenen Fall sowie einen Fall mit Beziehung und Anhang. Vergleichen Sie die fachlichen Zustände mit der Quelle.